Priorisierung strategischer Initiativen: Ein Schlüssel zur Bewältigung des Task-Switching-Dilemmas in Unternehmen

Florian Achermann, 15. April 2024 

In einer Ära, in der Agilität und schnelles Handeln in Unternehmen hoch im Kurs stehen, ist die effektive Priorisierung strategischer Initiativen entscheidender denn je. Dies gewinnt besonders im Kontext des Task Switchings an Bedeutung – einem Phänomen, das trotz seiner vermeintlichen Effizienz tatsächlich Produktivitätsverluste und Qualitätsminderungen nach sich ziehen kann. Die gezielte Priorisierung strategischer Initiativen kann Unternehmen dabei unterstützen, die verborgenen Kosten des Task-Switchings zu minimieren und ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Ziel dabei: Nicht 100 Themen gleichzeitig, sondern eines nach dem anderen.

Die verborgenen Kosten des Task-Switchings

Forschungen, wie die von Monsell (2003) und Rubinstein et al. (2001), haben eindrücklich dargelegt, dass Task-Switching mit signifikanten kognitiven Kosten verbunden ist. Diese äussern sich in Form von Zeitverlust und einer erhöhten Fehlerquote, was in Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Effizienz und Effektivität hat. Auch wenn Mitarbeiter:innen auf den ersten Blick produktiv wirken, indem sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, führt das häufige Wechseln tatsächlich zu einer geringeren Gesamteffizienz. Es sind alle beschäftigt, mit mässigem Erfolg. In meinen letzten zwanzig Jahren konnte ich hautnah immer wieder miterleben, wie Mitarbeiter:innen komplett überlastet waren und die vielen Projekte durch das viele Task-Switching trotzdem nicht voran kamen. Solche Überlast führt zu Fehlern, Demotivation, Krankheit und Kündigung. Was für einzelne Mitarbeitende gilt, gilt auch für die Unternehmung als Ganzes. Oft lässt sich sogar sagen, dass das Problem bei der Unternehmung anfängt. Wie lässt sich diese Herausforderung lösen?

Strategische Initiativen gezielt priorisieren

Eine zentraler Hebel zur Reduzierung der Task-Switching-Kosten besteht darin, strategische Initiativen klar zu priorisieren. Durch die Festlegung klarer Prioritäten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen sich auf die wichtigsten und wertvollsten Projekte konzentrieren, anstatt ihre Energie auf eine Vielzahl Aufgaben zu verteilen. Diese Priorisierung hilft nicht nur, die Ressourcen optimal zu nutzen, sondern fördert auch eine tiefere und qualitativ hochwertigere Arbeit an den wichtigsten Projekten.

Dazu kann man sich einem simplen Kanban bedienen, in dem volle Transparenz über sämtliche Initiativen in der Organisation sichergestellt ist. Das Unternehmen erhält mit dem strategischen Initiativen-Portfolio-Kanban auf einen Blick alle Informationen: Welche Projekte und Initiativen sind wertschöpfend umgesetzt worden? Welche in Arbeit? Welche neuen Ideen und Kundenwünsche möchten wir als nächstes umsetzen?

Fazit

Die Priorisierung strategischer Initiativen bietet eine effektive Antwort auf die Herausforderungen, die das Task-Switching in der Unternehmenswelt mit sich bringt. Durch die Konzentration auf das Wesentliche können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz und Effektivität steigern, sondern auch eine Kultur der fokussierten und zielgerichteten Arbeit fördern. In einer Zeit, in der die Anforderungen an Unternehmen stetig wachsen, ist die klare Priorisierung strategischer Initiativen kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für nachhaltigen Erfolg, Gesundheit und Wettbewerbsfähigkeit.

Wir, Romeo Ruh, Reto B. Ruegger, Stefan Iten, Moreno della Picca und Florian Achermann bei eevo ag unterstützen dich und deine Geschäftsleitung dabei, ein schlankes, strategisches Initiativen-Portfolio-Kanban aufzubauen. Gleichzeitig coachen wir das Team in der Anwendung, damit ihr möglichst rasch produktiv damit arbeiten könnt.

Was sagen unsere Kunden dazu? Hier findest du die Antwort von der Lienhardt & Partner, Privatbank Zürich, Vorsorge: eevo – Lienhardt und Partner